Quello che non pianifichi prima o poi diventa un problema.
Non tutti abbiamo il talento dell’organizzazione e non per tutti risulta naturale pianificare la propria attività in modo efficace. Lungi da me far passare in concetto che si debba pianificare tutto, non tutto ha lo stesso valore ed è anche piacevole ogni tanto lasciare che le cose seguano il loro corso senza interferenze.
La nostra vita è un equilibrio di diversi contesti. Siamo individui, siamo figli, siamo genitori, siamo professionisti, siano un membro di una comunità e così via. Per ognuno di questi contesti dobbiamo prenderci la responsabilità dello specifico ruolo, dobbiamo essere proattivi. Quindi, dobbiamo pianificare tutto ciò che si rende necessario ad ottenere il risultato previsto per quel ruolo.
Per pianificare con successo le proprie attività, uno dei metodi più noti è la Matrice di Covey e consiste nel poter ottimizzare l’utilizzo del tempo posizionando le attività in 4 quadranti del tempo tenendo in considerazione l’importanza e l’urgenza. Le 4 categorie o quadranti, sono quelle nell’immagine: Q1 – Urgenze; Q2 – Pianificazione; Q3 – False urgenze; Q4 – Tempo residuo.
Il principio che ispira la Matrice di Covey si spiega in una citazione famosa del presidente degli stati uniti Eisenhower: “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Il vantaggio principale della Matrice di Covey risiede nel capire quali siano le priorità con lo scopo di poter gestire al meglio le scadenze. Per un manager significa anche gestire meglio le persone e aiutarle a loro volta e rimanere focalizzati sulle priorità e le relative scadenze.
Appare evidente che il professionista o il manager efficace, deve espandere il più possibile il quadrante 2 che è quella della pianificazione. Qualunque attività può essere programmata, a maggior ragione devono essere pianificate quelle attività che secondo il teorema di Pareto generano la maggior quantità di risultati. Infatti, il 20 % delle attività generano l’80% del valore. Un buon manager deve prima identificare quali siano le attività a maggior valore e poi pianificarle in modo meticoloso e mettendo delle scadenze irrevocabili.
Tutto ciò che non viene pianificato, prima o poi diventerà un’urgenza con effetti negati sullo stato d’animo del team e con il rischio che si generino errori operativi. Un manager che deve intervenire troppo spesso, per gestire urgenze, rischia di trasformarsi in un pompiere con l’estintore sempre in mano. Il manager efficace comprime in quadrante 1, quello delle attività urgenti e importanti, delega tutte le attività del quadrante 3 ai suoi collaboratori e si focalizza esclusivamente in attività di valore correttamente pianificate nel quadrante 2.
Il principale effetto che si ottiene applicando correttamente la Matrice di Covey è avere un’azienda che aumenta la sua produttività e che ottiene risultati costanti con grande soddisfazione di tutto il team. L’aumento della produttività è la diretta conseguenza del fatto che l’azienda ha iniziato ad aggredire i Costi di Non Qualità attuando un’organizzazione più efficiente ed efficace.
Tornando al concetto iniziale del talento, chi non lo possiede per sua natura, deve dotarsi di un metodo efficace che prevede l’acquisizione di tecniche specifiche e soprattutto, le deve applicare in modo costante. Credo che la difficoltà non risieda nel capire quanto questo modello sia efficace, il grande ostacolo e l’applicazione perché serve una grande disciplina, per mantenere il controllo utilizzando la Matrice di Covey. Per questo ti mettiamo a disposizione un nostro socio e consulente che possa venire nella tua azienda, fare insieme a te una fotografia della situazione, mappare il tuo talento e quello dei tuoi collaboratori e iniziare ad applicare la teoria attraverso una concreta pianificazione e l’attivazione delle giuste deleghe.
